Sok társasházat vittek már csődbe felelőtlen vagy korrupt közös képviselők, akik után több millió forintos tartozások, félbe hagyott felújítások maradtak. Ilyenkor azonban felelőssége van a társasházaknak is, hiszen a tulajdonosoknak számos lehetőségük van a közös képviselő ellenőrzésére. Ezeket gyűjtöttük most csokorba
Társasházi közös képviselő feladatai
A közös képviselő alapvető feladata a társasház éves költségvetésének összeállítása, majd a következő évben az elszámolás és mérleg elkészítése. Mi összegyűjtöttük, hogy mire figyeljenek a társasház tulajdonosai, hogy a ház költségvetése ne boruljon, és ne szembesüljenek „furcsa” számlákkal. A lakók és a közös képviselő viszonya természetesen a felek korrektségétől függ, de a bajok elkerülése végett a lakók maximálisan bebiztosíthatják magunkat. A közös képviselő jogosítványai a bizalom mértékének függvényében növekedhetnek, illetve csökkenhetnek, ugyanígy a számvizsgáló bizottság is több-kevesebb önkéntes munkát vállalhat.
1. A költségvetés és elszámolás: figyelni kell az eltérésekre!A közös képviselő köteles a számviteli szabályok szerint évenként költségvetési javaslatot, a beszámoló alapján éves elszámolást, valamint mérleget készíteni. Ha a költségvetési terv és az éves beszámoló között eltérések adódnak, akkor azt minden egyes tételnél a közös képviselőnek indokolnia kell, erre ne sajnáljuk az időt. Ha ugyanis nincs megfelelő ellenőrzés, abból később baj lehet. Ezért a könyvelési tételek – azokkal megegyező értékben – mindig alá legyenek támasztva bizonylatokkal, mellékletekkel és szerződésekkel. A mérleg mindig – megfelelő számítógépes programmal – írásban készüljön, ahol a bevételek és kiadások világosan nyomon követhetőek (pl. külön oldalak a tulajdonosok éves befizetéseiről). Általában negyedéves mérlegeket is készít a közös képviselő, így fokozatosan nyomon követhetjük az éves költségvetés alakulását.2. Alkalmazzunk könyvvizsgálót!Minden olyan társasháznak könyvvizsgálót kell felfogadnia, amelynek éves pénzforgalma meghaladja a 10 millió forintot. A könyvvizsgáló feladata feltárni az esetleges szabálytalanságokat, illetve ellenőrzi a számlák mögötti teljesítések valódiságát. Megállapítja azt is, hogy a tervezett költségvetés reálisnak tűnik-e vagy sem. Majd javasolja, hogy a társasház elfogadja-e vagy sem a beszámolót és a tervezett költségvetést.
3. Részletesen dolgozzuk ki az SZMSZ-t!
A Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) részletesen meghatározza a Közgyűlés, a közös képviselő és a számvizsgáló tagok feladatait, kötelezettségeit és jogait. Egy későbbi, vitás elszámolási kérdés esetén a megfelelően kidolgozott SZMSZ mérvadó lehet a közös képviselővel szembeni esetleges fellépéshez, nem alakulhat ki „ex lex” állapot, ami miatt nem tud a társasház érvényt szerezni az akaratának. A közös képviselő saját hatáskörben sok mindenről dönthet, ez függ az SZMSZ-től, ami korlátozhatja is a jogosítványait.
4. Hívjuk össze rendszeresen a Közgyűlést!
A tulajdonosok számára a megfelelő működés garanciája az ellenőrizhetőség. A közös képviselő tevékenységét alapvetően a közgyűlés ellenőrzi, amit évente legalább egy alkalommal – legkésőbb május 31.-ig – kell megtartani, hogy az előző évi beszámolót és az új költségvetési tervet elfogadjuk. De értéknövelő beruházásokról is a közgyűlés dönthet. Bármilyen tervszerű karbantartási munka a közgyűlés előzetes felhatalmazásával rendelhető csak meg.
5. Mindig legyen számvizsgáló bizottság!
A közös képviselő ellenőrzésére legfőképpen egy jól működő számvizsgáló bizottság (SZB) a garancia. SZB felállítása legalább 25 lakásos társasházban kötelező. A közös képviselő köteles biztosítani, hogy az SZB a közösség pénzforgalmát akár havonként ellenőrizze. Fontos, hogy a bizottság létszáma páratlan legyen, mert ha nem működik az SZB – akár a lakók klikk-harcai miatt –, akkor a közös képviselő túlhatalmat gyakorolhat. A SZB egyik előnye, hogy jogosult összehívni a közgyűlést, ha a közös képviselő ezt nem teszi meg, így a felmerülő problémák nem súlyosbodhatnak. Sőt, az SZMSZ tartalmazhatja azt is, hogy a közös képviselő úgy szerezhessen jogot és vállalhasson kötelezettséget, hogy ahhoz mindig az SZB egy tagjának hozzájárulása szükséges (pl. hitelfelvétel, nagy összegű rekonstrukciós munkák). A kontrollt erősíti az is, hogy a közös képviselő minden pénzügyi évben köteles az évi rendes közgyűlés összehívását 30 nappal megelőzően a költségvetési tervet és az elszámolást a számlákkal együtt az SZB elé terjeszteni véleményezésre.
6. Korlátozzuk a bankszámláról történő kifizetés nagyságát!
A társasház bankszámláihoz hozzáférési joga van a közös képviselőnek, hiszen feladata a beérkező és a kimenő számlák nyilvántartása, a végzett munkák, szolgáltatások számláinak kifizetése. (Közös képviselőnk felelőssége például akkor merülhet fel, ha valamilyen költséget (vízdíj) nem fizet meg időben, és emiatt társasházunkat kamatfizetésre kötelezik.) Azonban több számlája is lehet a háznak: pl. üzemeltetési és felújítási számla. A társasház rendelkezhet úgy, hogy a biztonság kedvéért a felújítási számláról, ahol akár több millió forint is felhalmozódhat, a közös képviselő csak az SZB-vel együtt teljesíthet kifizetést. Pl. csak együttesen írhatnak alá minden 30 ezer forintot meghaladó tételt, ami nem közüzemi számla. Az összeghatár mértékéről az SZMSZ rendelkezik.
7. Árajánlatok felújításokra
A társasházban szükséges nagyobb felújítási munkák elvégzésére a vállalkozókat versenyeztetik. Közgyűlési határozatban kérjük fel a közös képviselőt, hogy legalább 3 ajánlatot kérjen be. Ha megvan a minimum 3 ajánlat, akkor az SZB tagjai és az érdeklődő tulajdonosok is tekintsék át az ajánlatokat, és tegyenek javaslatot arra, hogy melyiket fogadja el a ház. Az is fontos, hogy árajánlatok egységes szempontrendszer – tartalom, részletezés és paraméterek – alapján kerüljenek benyújtásra, hogy reálisan össze lehessen hasonlítani az egyes tételeket. Hagyjunk a tulajdonosoknak kellő időt az árajánlatok áttekintésére, ne a közgyűlésen osszák ki, majd 10 perc múlva szavaztassanak róla.
8. Ne lehessen egyedül szerződést aláírni!
Ha már döntött a társasház a felújítási munkák elindításáról, attól még ezt követően is ellenőrizheti a közös képviselő ezzel kapcsolatos tevékenységét. Az SZMSZ-ben meghatározhatjuk, hogy a közös képviselő önállóan ne írhasson alá szerződést, csak az SZB ellenjegyzése mellett, valamint banki aláírási joga is egy SZB-tag aláírási jogával egészüljön ki. Emellett a közös képviselő szándékosan – személyes ellentétek során –, vagy akaratán kívül olyan helyzetbe kerülhet vagy teremthet, hogy a társasház számára alapvető fontosságú hitel vagy pályázati okiratcsomag nem, vagy nem megfelelő időben kerül benyújtásra, ami miatt jelentős összegtől eshet el a társasház. Ezt elkerülendő a Közgyűlés felhatalmazást adhat előzőleg néhány tulajdonostársnak a pályázatok, okiratok benyújtására, a ház képviseletére. Ezen tulajdonostársak a mindenkori közös képviselő mellett, önállóan is jogosultak eljárni, amennyiben a feltételek beállnak.
9. Számoljon el a végén!
Amennyiben megbízása alól a közgyűlés felmenti a közös képviselőt, akkor köteles az utódja részére annak megválasztásától számított 30 napon belül – írásbeli jegyzőkönyv alapján – a társasházra vonatkozó összes iratot – az erről szóló teljességi nyilatkozattal együtt – átadni.
Előfordult olyan eset, hogy az évek alatt módszeresen romba döntött költségvetés miatti felelősségre vonás alól úgy próbál meg kibújni a visszahívott közös képviselő, hogy közölte: elvesztette a dokumentumokat. Ekkor bírósághoz fordulhat a társasház, kártérítést követelve. De a lényeg, hogy az SZB mindig őrizze meg a szükséges dokumentumok, elszámolások másolatát.
10. Hátralékosok miatt ne menjen csődbe a ház!
A közös képviselő köteles figyelemmel kísérni a közös költség és bérleti díjak befizetésének alakulását, és a hátralékosokat fizetésre felszólítani. Amennyiben a hátralék nem érkezik be, úgy az SZMSZ-ben leírtak szerint kell a közös képviselőnek eljárnia a nem fizető lakók ellenében. Hiszen az adósság rendezéséig a társasház kötelessége meglévő vagyonából a költségeket finanszírozni, megelőlegezni.